Traumjob virtuelle Assistenz: Beruf der Zukunft im Sekretariat 4.0

Viele Menschen träumen von einem Leben als Selbstständiger oder Freiberufler und von der Möglichkeit, ortsunabhängig in einem Beruf der Zukunft zu arbeiten. Das digitale Zeitalter lässt diesen Traum mit einer beruflichen Tätigkeit als virtuelle Assistenz wahr werden. Ob neben- oder hauptberuflich: An dieser Stelle erfahren Sie, wie der Start ins Sekretariat 4.0 gelingt.

Virtuelle Assistenz: Das steckt dahinter

Virtuelle Assistenz ist ein Beruf, der sich, ausgehend von den USA, auch in Deutschland und Europa zunehmend durchsetzt. Die eigentliche Tätigkeit unterscheidet sich nicht wesentlich von der in einem Sekretariat vor Ort, denn auch virtuelle Assistenten unterstützen ihre Auftraggeber oder ausgewählte Personen in einem Unternehmen bei der Erledigung administrativer Aufgaben.

Der Unterschied zu einem herkömmlichen Sekretariat erklärt sich von selbst: Eine Anwesenheitspflicht im Unternehmen gibt es nicht. Eine virtuelle Assistenz arbeitet im Home Office und benötigt lediglich einen stabilen Internetzugang. Aus diesem Grund spielt es keine Rolle, ob der Auftraggeber in Singapur, Los Angeles oder in Berlin seinen Sitz hat.

Kommunikation und Koordination über Tools

Die Abstimmung, Kommunikation und Koordination erfolgt bei einer Tätigkeit als virtueller Assistent über bestimmte Tools. Für die tägliche Kommunikation werden in der Regel Messenger-Dienste wie WhatsApp, Signal oder der Facebook-Messenger genutzt. Dokumente werden per E-Mail verschickt oder über virtuelle Arbeitsräume wie Google Drive oder Dropbox ausgetauscht.

Die zunehmende Verlagerung von Arbeitswelten in den virtuellen Raum hat das Entstehen von zahlreichen Projektmanagement-Tools beschleunigt. Zu den meistgenutzten Werkzeugen dieser Art gehören ClickUp, Trello, WorkFlowy und Evernote.

Einstieg in die virtuelle Assistenz

Um als virtuelle/r Assistent*in tätig zu werden, ist keine spezifische Ausbildung erforderlich. Auch ein Fernstudium oder ein Kurs müssen nicht absolviert werden. Wichtig: Der Umgang mit PC und Laptop sollte routinemäßig erfolgen und die gängigen Office-Anwendungen sollten Sie beherrschen. Zunächst sollten Sie sich (wenn noch nicht geschehen) Klarheit über Ihre Stärken und Schwächen verschaffen. Ihre Fähigkeiten dienen als Grundlage für Ihr Dienstleistungsangebot und erleichtern die Selbstvermarktung und die Suche nach Auftraggebern.

Gewerbeanmeldung und Steuererklärung

Wer sich eine zweite Existenz als virtuelle Assistenz aufbauen will, muss diese Tätigkeit als Gewerbe anmelden. Nach dem Zuteilen einer Steuernummer durch das zuständige Finanzamt können Sie mit dem Erstellen von Rechnungen beginnen. Eine wichtige Kennzahl ist die Bemessungsgrenze von 22.000 Euro. Liegt Ihr Gesamtjahresumsatz unter diesem Betrag, agieren Sie als Kleinunternehmer und müssen keine Umsatzsteuer auf den Rechnungen ausweisen, da Sie von der Zahlung dieser befreit sind. Darüber hinaus unterliegen Sie der einfachen Buchführung und müssen lediglich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung der Steuererklärung beifügen.

Wege zur Kundenakquise

Bei der Kundenakquise stehen Ihnen verschiedene Wege zur Auswahl. Der einfachste Weg führt über Jobportale wie fernarbeit.net, my-vpa.com oder machdudas.de. Die Jobvermittlung übernimmt das jeweilige Portal, was den Vorteil hat, dass eine persönliche Kundenakquise nicht erforderlich ist. Der Nachteil: Sie können teilweise nicht selbst entscheiden, zu welchem Stundenlohn Sie arbeiten.

Ein weiterer Weg, Kunden zu finden, besteht in der Nutzung von Social-Media-Plattformen. Erstellen Sie eine Facebook-Seite und vernetzen Sie sich mit Freunden und Bekannten. Bestandskunden sollten Sie um eine Bewertung bei Social Media bitten. Dies hilft potenziellen Neukunden bei der Entscheidungsfindung.

Oft unterschätzt wird das eigene Netzwerk, in dem sich vielleicht Personen befinden, die potenzielle Ansprechpartner sein können. Nutzen Sie Ihre Kontakte und sprechen Sie Freunde, Bekannte, Familienmitglieder und ehemalige Arbeitskollegen an. Nicht selten führt Mundpropaganda schneller zum Erfolg, als die aufwendigere Suche über Jobportale.

Wer technisch ein wenig versiert ist, kann eine eigene Webseite erstellen und sie online stellen. Damit die Webseite auch gefunden wird, sollten die angebotenen Tätigkeiten mit ansprechenden Texten inklusive aller relevanten Keywords beschrieben werden. Neben einem gut erkennbaren Button zur Kontaktaufnahme sollten Sie außerdem Referenzen (sofern vorhanden) veröffentlichen.

Sie planen eine Existenzgründung als virtuelle Assistenz oder haben Fragen zur Unternehmensgründung? Unsere Gründungsexperten sind gern persönlich für Sie da!

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