In kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) bildet ein effizientes Ressourcenmanagement die Grundlage für einen nachhaltigen wirtschaftlichen Erfolg. Schleichen sich bei der Ressourcenplanung Fehler ein, die das Budget sprengen, können die finanziellen Folgen verheerend sein. Wie KMU die vorhandenen Ressourcen effizient durch eine durchdachte Kosten- und Prozessoptimierung einsetzen können, erfahren Sie in unserem aktuellen Blogbeitrag.
Kardinalfehler im Ressourcenmanagement: Unzureichende Planung
Ressourcen sind in vielen kleinen und mittleren Unternehmen ein knappes Gut. Umso wichtiger ist es, die vorhandenen Kapazitäten so effizient wie möglich einzusetzen. Der Begriff Ressourcen schließt sowohl die Kapitaldecke, als auch die betriebliche und technische Ausstattung sowie die zur Verfügung stehenden personellen Kapazitäten ein.
Der Kardinalfehler, den viele KMU begehen: Projekte werden nicht bis zur letzten Endkonsequenz durchgeplant. Zwar steht der zeitliche Ablaufplan in der Regel fest, aber ob die Ziele mit den vorhandenen Ressourcen auch umgesetzt werden können, wird selten untersucht. In der Folge kann es zu Belastungsspitzen für das involvierte Personal kommen, was sich negativ auf den Fortschritt eines Projektes auswirkt.
Eine Roadmap gibt die Richtung vor
Um eine zuverlässige Einschätzung zu den benötigten Ressourcen für ein Projekt zu erhalten, bietet sich das Erstellen einer Roadmap an. In dieser grafischen Übersicht werden Etappenziele und das Endziel definiert und die Ergebnisse abgebildet. Die Roadmap ist eine grobe Orientierungshilfe, die die Richtung vorgibt. Die Ressourcen können unter Zuhilfenahme dieser Leitplanken an die beteiligten Abteilungen und Geschäftsbereiche verteilt werden.
Allerdings ist eine Roadmap kein starres Gebilde. Vielmehr muss sie flexibel sein, sodass jederzeit nachjustiert werden kann, wenn es der Projektverlauf erfordert. Unvorhersehbare Ereignisse wie eine Krankheitswelle, die den Personalbestand dezimiert, oder Lieferengpässe können Anpassungen der Roadmap jederzeit erforderlich machen.
Personelle Ressourcen im Fokus
Wie schnell ein Projekt umgesetzt wird, hängt maßgeblich von der fachlichen Kompetenz und der Anzahl der zur Verfügung stehenden Mitarbeiter ab. Da der Einsatz von Personal meist mit hohen Kosten verbunden ist, stehen die personellen Ressourcen bei der Kosten- und Prozessoptimierung besonders im Fokus. Aus diesem Grund sollten Sie für ein effizientes Ressourcenmanagement folgende Fragen beantworten:
- Wie hoch ist die Anzahl der Mitarbeiter, die an dem Projekt mitwirken?
- Wann und wie lange können die Mitarbeiter an dem Projekt arbeiten?
- Kann der Ausfall der Arbeitskräfte für Tätigkeiten im unternehmerischen Alltag kompensiert werden?
- Müssen urlaubs- oder krankheitsbedingte Ausfälle berücksichtigt werden?
- Werden externe Kräfte benötigt und wenn ja, in welcher Anzahl?
Steht der Einsatzplan, werden die Mitarbeiter in Teams eingeteilt, von denen jedes einzelne genau definierte Aufgaben zu erledigen hat. Die Fakten werden in einem Belegungsplan zusammengefasst, aus dem hervorgeht, welcher Mitarbeiter zu welcher Zeit, welche Aufgaben innerhalb des Projektes zu erledigen hat.
Effizientes Zeitmanagement: Methoden zur Selbstorganisation
Wie für ein großes Unternehmen ist es auch für Mitarbeiter kleinerer Betriebe wichtig, die anfallenden Aufgaben durch eine ergebnisorientierte Priorisierung zu erfüllen. Bezüglich der Selbstorganisation gibt es eine Reihe von Methoden, die eine Verbesserung des Zeitmanagements zum Inhalt haben.
Eine Methode trägt den Namen Pomodoro-Technik. Dieses Prinzip geht von der These aus, dass Mitarbeiter am effizientesten arbeiten, wenn sie regelmäßig Pausen einbauen. Demnach soll alle 25 Minuten eine fünfminütige und alle zwei Stunden eine 30-minütige Pause eingelegt werden.
Effizientes Zeitmanagement nach dem Pareto-Prinzip geht von der Annahmen aus, dass 80 Prozent aller Aufgaben in 20 Prozent der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden können. Folgt man dieser Methode, bietet es sich an, die Aufgaben zuerst zu erledigen, die mit einem vergleichsweise geringen Aufwand das beste Ergebnis erzielen.
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