Die Digitalisierung treibt die Transformation des Geschäftslebens rasant voran und setzt neue Maßstäbe in Effizienz und Transparenz. Ein bedeutender Schritt in dieser Entwicklung steht bereits unmittelbar bevor: Ab Januar 2025 wird die E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Diese Neuerung stellt viele Unternehmen vor große Herausforderungen, eröffnet jedoch zugleich Chancen – von spürbaren Kosteneinsparungen bis hin zu einer verbesserten Rechtssicherheit. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, was hinter der neuen Regelung steckt, welche Fristen gelten und wie Sie Ihr Unternehmen rechtzeitig auf die Umstellung vorbereiten können, um von den Vorteilen der E-Rechnung zu profitieren.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digitales Dokument, das die gleichen Informationen wie eine herkömmliche Papierrechnung enthält, jedoch in einem strukturierten, elektronischen Format vorliegt. Das heißt: Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Datei oder ein gescanntes Dokument, sondern eine Rechnung, die maschinenlesbar ist. Das Standardformat für E-Rechnungen in Europa ist die XML-basierte XRechnung oder das ZUGFeRD-Format.
Der Vorteil einer E-Rechnung liegt in der automatisierten Verarbeitung: Unternehmen können diese Rechnungen ohne manuelle Eingabe direkt in ihre Buchhaltungssoftware importieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und beschleunigt den Rechnungsprozess erheblich. Darüber hinaus ermöglicht die E-Rechnung eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz, was insbesondere bei Steuerprüfungen vorteilhaft ist.
Wer muss ab Januar 2025 E-Rechnungen erstellen?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft ab 2025 nahezu alle Unternehmen, die Geschäfte untereinander abwickeln (B2B-Bereich). Für Unternehmen bedeutet dieser Schritt, dass sie ihre Buchhaltungsprozesse und die Rechnungsstellung entsprechend anpassen müssen, um weiterhin rechtssicher agieren zu können. Ausgenommen von dieser Pflicht sind derzeit nur Rechnungen an Privatpersonen (B2C – Business to Consumer). Ein 80-jähriger Rentner wird demnach nicht verpflichtet, sich einen Computer anzuschaffen und sich in Software-Programme einzuarbeiten. Allerdings sind auch Kleinunternehmer, die ein Gewerbe im Nebenberuf betreiben, verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen.
E-Rechnungspflicht ab 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 tritt die E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich (also zwischen Unternehmen) in Kraft. Bereits seit 2020 sind Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu senden, sofern der Auftragswert 1.000 Euro übersteigt. Ausnahmen gibt es lediglich für Kleinbetragsrechnungen. Das heißt: Rechnungen unter einem Betrag von 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) können weiterhin in einfacher Form, beispielsweise als PDF, verschickt werden. Diese Ausnahme soll den Verwaltungsaufwand für Unternehmen reduzieren, insbesondere für kleinere Beträge, die häufig im Tagesgeschäft anfallen.
Schrittweise Einführung der E-Rechnung
Die verpflichtende Einführung der E-Rechnung erfolgt gestaffelt, um Unternehmen genügend Zeit zu geben, sich auf die neuen Anforderungen einzustellen. Bis zum 31.12.2026 dürfen inländische B2B-Rechnungen weiterhin in Papierform oder als PDF versendet werden. Bis Ende 2027 ist diese Form der Rechnungsstellung noch für Unternehmen möglich, deren Vorjahresumsatz den Betrag von 800.000 Euro nicht übersteigt. Allerdings erhalten E-Rechnungen ab 2025 Priorität und werden bevorzugt bearbeitet.
Ab 2028 gilt die Pflicht zur E-Rechnung schließlich auch für kleine Unternehmen. Gemeint sind Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern und einem Jahresumsatz von einem bis zu 10 Millionen Euro oder einer Bilanzsumme von maximal 10 Millionen Euro. Allerdings gelten auch hier Ausnahmen für Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro, die weiterhin in einfacher Form (z. B. als PDF) verschickt werden können.
Speicherung von E-Rechnungen
Die gesetzlichen Vorschriften zur Speicherung von E-Rechnungen sind in Deutschland klar geregelt. Unternehmen sind verpflichtet, E-Rechnungen für zehn Jahre revisionssicher aufzubewahren. Dies bedeutet, dass die E-Rechnungen während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar und unveränderbar sein müssen. Ob eine geplante Gesetzesänderung, nach der dieser Zeitraum auf acht Jahre verkürzt werden soll, tatsächlich eine Mehrheit findet, ist derzeit noch offen.
Das sollten Unternehmen jetzt tun
Da die verpflichtende Einführung der E-Rechnung ab 2025 unmittelbar bevorsteht, sollten Unternehmen bereits jetzt mit den Vorbereitungen beginnen. Folgende Schritte sind vor diesem Hintergrund erforderlich:
- Buchhaltungssoftware prüfen: Stellen Sie sicher, dass Ihre aktuelle Software die gängigen E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.
- Mitarbeiterschulung: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter im Umgang mit E-Rechnungen und den neuen Prozessen.
- Lieferanten und Kunden informieren: Informieren Sie frühzeitig Ihre Geschäftspartner über die Umstellung auf E-Rechnungen.
- Rechtliche Anforderungen prüfen: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Unternehmen alle gesetzlichen Vorgaben zur Aufbewahrung und Verarbeitung von E-Rechnungen erfüllt.
- Testphase durchführen: Testen Sie die E-Rechnung in einer Pilotphase, um bis spätestens 2027 auf die neuen Vorgaben vorbereitet zu sein.
Fazit: Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab Januar 2025 markiert einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung des Geschäftslebens. Obwohl die Umstellung auf maschinenlesbare Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD zunächst mit Aufwand verbunden ist, überwiegen langfristig die Vorteile: Unternehmen können ihre Prozesse effizienter gestalten, Fehler reduzieren und gleichzeitig Rechtssicherheit gewährleisten.
Wer frühzeitig handelt, sich technisch vorbereitet und seine Mitarbeitenden schult, wird nicht nur den gesetzlichen Anforderungen gerecht, sondern auch Wettbewerbsvorteile durch optimierte Abläufe erzielen. Die E-Rechnung ist mehr als eine Pflicht – sie ist eine Chance, die Zukunft der eigenen Geschäftsprozesse nachhaltig zu gestalten.
Die Experten der Krüger Unternehmensberatung bei Leipzig beraten Sie gern persönlich.
